Jadwal maker VS jadwal manajer

Sebagai seorang kreator (maker), saya sangat senang saat bisa fokus melakukan sesuatu dalam jangka waktu yang panjang. Interupsi walaupun hanya beberapa detik bisa mengganggu konsentrasi. Kerja sambil ngobrol memang seru, kesannya tidak membosankan, tapi saya bisa merasakan tingkat produktivitas yang dihasilkan jauh lebih baik, saat saya sendiri.

Saya salut dengan orang-orang yang bisa bekerja sambil bermain handphone dan semua aplikasi chatnya terbuka, ia mudah dihubungi. Atau di kepala saya, dia sangat senang diganggu.

Judul dari artikel ini saya ambil dari artikel Paul Graham berjudul Maker’s Schedule, Manager’s Schedule . Awalnya saya ingin menerjemahkan artikel tersebut, tapi saya coba menulis dari perspektif saya pribadi digabungkan dengan konsep yang ditulis oleh Paul.

Dituliskan kalau ada dua jenis jadwal. Jadwal Maker dan Jadwal manajer. Keduanya berbeda.

Jadwal manajer

Jadwal manajer biasanya digunakan oleh petinggi perusahaan, manajer itu sendiri atau bos. Di mana setiap harinya ada banyak aktivitas berbeda yang perlu dilakukan. Kalau bekerja 8 jam sehari, maka bisa jadi ada 8 aktivitas yang berbeda, atau terbagi ke setiap jamnya.

Mudah untuk mengatur jadwal, saat ingin bertemu seseorang atau ingin rapat (meeting) maka tinggal cari slot kosong, jadwalkan di sana. *Di sinilah biasanya konflik terjadi.

Jadwal Maker

Seorang maker (bisa programmer, designer, etc..) punya jadwal yang berbeda. Biasanya kami fokus mengerjakan sesuatu tanpa ada jadwal kapan berhentinya. Bisa berjam-jam bahkan berhari-hari.

Sering kali hal luar biasa yang ingin dibuat baru akan keluar setelah masuk ke “flow”. Flow adalah kondisi di mana kita berada di tingkat fokus yang sangat tinggi dan bisa menghasilkan sesuatu yang luar biasa. Hal tersebut tidak bisa dicapai jika kita bekerja “seadanya” , penuh dengan interupsi, tidak ada waktu untuk berpikir keras.

1 Meeting bisa merusak masterpiece yang sedang maker kerjakan.

Masalah yang terjadi

Ketika seorang manajer atau siapapun ingin melakukan rapat, sekedar ngobrol, sprint , etc. Ia mau semua orang mengikuti jadwalnya. Padahal sang “maker” bisa jadi sedang berada dalam “flow”nya. Wajar saja seorang maker sangat terganggu dengan yang namanya rapat.

Waktu sedikit saja terambil, bisa merusak mood seharian. Hasilnya jadi tidak produktif. Belum lagi kalau hal yang ingin dirapatkan tidaklah penting, sesuatu yang bisa dikomunikasikan lewat pesan singkat atau email. Atau melibatkan banyak pihak, padahal tidak semua diperlukan kehadirannya.

Belajar bekerja dengan async

Di dunia programming, async(asynchronous) berarti kita tidak menunggu sampai sebuah aktivitas selesai dikerjakan untuk menjalankan fungsi lainnya.

Lawannya adalah sync, di mana kita menunggu dulu fungsi A selesai, baru lanjut ke fungsi B. Ini yang sering terjadi di dunia nyata, orang ingin ada rapat dulu baru semua ke tugasnya masing-masing kembali. Padahal setiap orang punya aktivitas dan kapasitas yang berbeda dalam mengerjakan tugas. Memaksakan semua berlari di jadwal yang sama sangatlah sulit.

Para pemilik dan pemimpin di perusahaan perlu belajar bekerja dengan async.

Baca tulisan Mas @tyohan tentang kerja remote di sini Salah satunya adalah mendokumentasikan semuanya dengan baik.

Sebagai contoh, kamu membuat sebuah riset dan ingin semua tim tahu tentang hasil risetmu ini. Yang biasa dilakukan 1. Harus mencocokkan semua jadwal orang (kembali ke masalah utama) lalu menjelaskannya di sana atau 2. Menjelaskan ke setiap orang satu per satu (tentu saja tidak ideal). Nah dengan belajar membuat dokumentasi, kamu punya cara ketiga.

Yaitu menulis atau merekam hal yang ingin kamu sampaikan. Kita sebut sebagai dokumentasi. Manfaatkan teknologi yang ada. Tuangkan apa yang ingin kamu sampaikan secara terstruktur, baik dalam bentuk tulisan ataupun video. Setelah itu sebarkan link dari dokumentasi kamu ini ke orang yang memerlukan. Masing-masing orang ini bisa membaca dokumentasinya sesuai waktu yang mereka punya, tidak harus di waktu yang bersamaan.

Gunakan tool seperti Trello, Jira, etc. untuk mengatur proyek dengan baik. Jadikan tool ini sebagai “source of truth” atau satu-satunya sumber kebenaran. Kita sering hanya gaya-gaya pakai tool, tapi tool tersebut tidak mencerminkan keadaan yang nyata. Setiap orang masih suka japri, ada perubahan tapi tidak didokumentasikan secara umum.

Memang butuh waktu untuk menyesuaikan di awal, tapi manfaatnya akan terasa.

Kalau bekerja di kantor, kita bisa diinterupsi kapan saja, maka saat WFH seperti ini gangguannya berupa aplikasi chat. Sedikit-sedikit ingin zoom, slack, telegram ,etc. Ini sama saja dengan gangguan saat sedang bekerja.

Semua hal yang bisa tertulis, maka tulislah. Punya satu website atau tool yang menjadi sumber kebenaran. Apapun yang orang cari ada informasinya di sini, tanpa perlu mengganggu satu sama lain.

Kembali ke masalah jadwal

Saya hampir lupa, kita sedang membahas jadwal. Okay di artikel Paul, dituliskan solusi yang ia gunakan untuk mempertemukan “manager” dan “maker” adalah dengan punya office hour. Mungkin bahasa Indonesianya jam besuk.

Baik manajer atau maker, bisa mempunyai jam besuk ini. Ia menentukan kapan ia bisa diganggu. Orang bisa membooking jadwal tersebut untuk melakukan meeting atau berbicara hal yang penting. Dengan begini, kita bisa bertemu di jadwal yang disepakati, tidak mendadak.

Kalau kamu punya cara yang unik di tempat kerja jangan lupa bagikan tipsnya, silahkan mention saya @hilmanski di twitter.



👋🏽 Tertarik dengan dunia koding?
📖 baca buku saya, Halo Koding


/Ingin memperbaiki halaman ini? Edit di sini
/✉️ Berlangganan email saat ada konten baru.
/Saya Hilman..ini adalah Jurnal & Kanvas saya seputar dunia koding